Hoy vamos a empezar de una manera un tanto diferente. ¿Sabes cual es la diferencia entre coste y gasto? Creo que todos tenemos claro que ambos nos suponen perder dinero, pero: ¿en que se diferencian? Pues te explico:
Un coste es un pago necesario para tu proceso productivo, es decir, en algún momento ese coste te generará ingresos, a diferencia de los gastos, que son pagos EXTERNOS a tu proceso productivo, y que no te van a suponer un reembolso en el futuro. Por ejemplo: Un coste para un zapatero sería la compra de cuero para sus botas. Sin embargo, una comida con un cliente es un gasto, ya que dicha comida no es parte del proceso productivo de nuestro señor zapatero.
Os cuento todo esto porque, como ya vimos en otras entradas sobre facturación de Odoo, en el apartado de Proveedores podremos registrar ambas facturas.
Supongamos que tenemos a Jose, y hace un viaje a Galicia para negociar con un cliente potencial. Jose tiene que pagar un uber para ir a la estación, el billete del tren y la estancia en galicia se la paga la empresa. ¿Cómo registramos todo esto con el apartado proveedores? Resulta muy tedioso, confuso y fácil error.
Odoo incluye, para situaciones de este estilo, el módulo de Gastos.
Gastos es una funcionalidad que nos permite registrar todos nuestros gastos de manera rápida y sencilla, a la vez que nos genera de manera intuitiva informes con los que podemos llevar un control más riguroso de los mismos.
¿Cómo funciona? pues muy sencillo.
Nos vamos al módulo y, lo primero que vemos, es nuestros gastos a reportar. Aquí registramos los gastos, independientemente del tipo. Supongamos que Jose tiene que registrar un gasto de transporte pagado de su bolsillo y el hotel, que lo ha pagado la empresa.
Jose presione en crear, y se le abre una nueva pestaña donde podemos registrar el producto que sea (en este caso hotel o transporte), añadir una descripción, el precio, la cantidad, la referencia de da factura, la fecha, el empleado y la compañía. Por último, como el transporte lo pagó Jose, marcará Pagado por: Empleado (a reembolsar). El hotel, como lo pagó la empresa, seleccionará aquí el apartado Empresa. le da a guardar y ya estará creada la notificación.
Después, josé selecciona ambas líneas creadas y le dará a Acción, Generar informe,
Se creará un borrador. Confirma que esté todo correcto y se lo podrá mandar a su gerente.
El gerente revisará que esté todo correcto, lo aprobará, lo publicará y lo pagará