Gastos en Odoo 16

¿Estás en un dilema constante sobre los desayunos, comidas de empresa, ordenadores…?¿No sabes cómo llevar un mayor control de estos? ?¿Te vuelves loco para saber quién ha pagado y a quién se le tiene que reembolsar el dinero? Odoo es consciente de este problema que nos dificulta un poco el día a día, y ha llegado con su aplicación de gastos.

Gastos es una herramienta incluida en el sistema la cual nos permite tener un mayorcontrol y gestión de los gastos tanto propios como de nuestros trabajadores, proporcionando así una mayor trazabilidad, transparencia y eficacia a la hora de gestionar este aspecto de nuestro negocio.

Cuando clicamos en el icono de gastos, lo primero que se nos mostrará es una vista con el listado de gastos que hemos registrado en nuestro Odoo 16. Este listado cuenta con los siguientes aspectos a primera vista para agilizar el proceso de control:

  • Fecha del gasto
  • Descripción
  • Empleado
  • Pagado por
  • Actividades
  • Analítico
  • Compañía
  • Clip
  • Total
  • Estado

Ahora bien, esto es un resumen de un gasto ya creado, pero… ¿Cómo se crean los gastos?

Si presionamos el botón de Nuevo, nos aparecerá una vista con una serie de campos a rellenar:

  • Descripción: En este apartado añadiremos el concepto del gasto, como puede ser “Comida de empresa”, “Compra de ordenador”, “estancia en hotel”
  • Categoría: Odoo nos proporciona unas categorías por defecto, totalmente personalizables, las cuales podremos utilizar a modo de atajo, ya que si seleccionamos, por ejemplo, categoría de Viajes y Hospedaje, directamente se atribuye este nombre a la ficha y nos aparecerá una breve descripción de qué elementos van incluidos en esta categoría (hoteles, taxis, tickets de parkings…) Además, esta función hará que, por defecto, se aplique un tipo de iva concreto, y nos calculará la cantidad correspondiente a dicho IVA. Por ejemplo: Si una comida de empresa han sido 10 euros, al escribir un 10 en el apartado total, por defecto en el apartado Impuestos incluidos, se nos agregara un 1,74 (iva del 21% incluido en el precio)
  • Total: En este apartado se agrega la cantidad final que nos ha supuesto el gasto.
  • Empleado: Aquí podremos establecer quién registra el gasto. Por defecto Odoo nos marcará nuestro usuario, pero si queremos dar de alta el gasto de otra persona, simplemente la seleccionamos y así el gasto se atribuye a dicho usuario.
  • Pagado Por: Esta opción nos permite registrar si este gasto ha sido pagado por la empresa o por el propio empleado, de cara a llevar un control o a proceder a un posterior reembolso de la cuantía pagada por nuestro trabajador.
  • Compañía: Si somos multi compañías, podemos también seleccionar a qué compañía pertenece el gasto.
  • Fecha del gasto Donde se registra la fecha en la que se efectuó.
  • Analítico: Si tenemos categorías analíticas, en este apartado podemos establecer a qué categoría pertenece
  • Notas…: Este apartado nos permite escribir la información que consideremos útil para la ficha de este gasto.
  • Botón de Adjuntar recibo: Esta opción nos permitirá agregar, por ejemplo, una foto del ticket, o una factura en cualquier formato, de forma que así tendremos la información en nuestro Odoo 16 y verificaremos que el importe sea correcto.

Una vez completado todo esto, veremos que nuestro gasto está en el estado Por enviar. Esto significa que hemos dado de alta el gasto, pero que debe pasar por un proceso de validación para completar el registro de este en el sistema.

¿Cómo se hace?

Dentro de nuestra ficha, presionamos sobre el botón Crear informe, lo que nos llevará a  una nueva vista, similar a la anterior, pero con unos campos a completar, como son el diario de gastos y el gerente.

Una vez rellenemos estas nuevas opciones, presionamos sobre el botón ENVIAR AL GERENTE, lo que hará que en el perfil de Odoo de nuestro gerente preestablecido aparezca dicho informe.

Esto permitirá que pueda revisar que todos los datos y cuantías estén correctas, y hará que nuestra ficha de gastos pase al estado ENVIADO.

Ahora sólo tenemos que esperar a que nuestro Gerente apruebe el gasto.Al hacerlo, a nosotros nos aparecerá en el menú que vemos cuando entramos en la aplicación que el estado habrá cambiado.

Desde el punto de vista de nuestro gerente, una vez aprobado, podrá registrar en el asiento contable correspondiente este gasto en forma de apunte, para que el área de contabilidad sea consciente y pueda realizar sus funciones sin perder información.

Si el Gerente es la persona que debe reembolsar el dinero del gasto si el trabajador lo pagó con su propio dinero, podrá presionar en el botón REGISTRAR PAGO, lo cual permitirá a al usuario 

Hasta aquí el post de hoy. Muchas gracias por tu atención y nos vemos pronto.

 

Ventas en Odoo 16